Formale Hinweise zur Projektdurchführung

Diese Informationen sollen es Ihnen erleichtern, ein Projekt im Rahmen der Partnerschaft für Demokratie von Anfang an erfolgreich zu planen und durchzuführen. Die Hinweise ergeben sich aus den rechtlichen Anforderungden des Bundes und des Ladkreises sowie aus den Förderrichtlinien des Begleitausschusses.

Projektbeantragung

O Anträge zu Projekten im Rahmen des Aktions- und Initiativfonds werden an die Koordinierungs- und Fachstelle gerichtet und in der Regel durch den Begleitausschuss der Partnerschaft für Demokratie entschieden. Verwenden Sie dazu dieses Antragsformular.
O Die Antragsabgabe ist grundsätzlich fortlaufend möglich – es gilt das Windhundprinzip, d.h. zuerst eingegangene Anträge werden zuerst entschieden.
O Wir empfehlen dringend vor Antragsabgabe Kontakt zur Koordinierungs- und Fachstelle aufzunehmen. Sie berät gern zur Projektkonzeption und zum Ausfüllen des Antrags. Insbesondere ist eine Kontaktaufnahme erforderlich, wenn der Antrag kurzfristig entschieden werden soll.

Mittelabruf und Mittelverwendung, grundsätzlich

O Förderfähig sind die meisten Sachkosten, die durch Belege nachgewiesen werden können und zu realen Auszahlungen führen. Insbesondere Personalkosten können nicht übernommen werden.

Entsprechend sind kalkulatorische Kosten nicht förderfähig, z.B. ehrenamtlich erbrachte Arbeit, entgangene Erträge oder nicht abgerechnete Fahrtkosten.

Bestimmte nicht-förderfähige Leistungen, z.B. eingesetztes eigenes Personal oder kostenlos zur Verfügung gestellte Veranstaltungsorte können ggf. als Eigenleistung im Rahmen des Projektes angerechnet werden.

O Die Finanzierung erfolgt auf dem Weg einer Fehlbedarfsfinanzierung. D.h., durch die PfD wird nur die Differenz zwischen dem Gesamtvolumen des Projektes und den beantragten Eigenmitteln übernommen. Reduzieren sich die Projektausgaben, reduziert sich die Fördersumme in gleicher Höhe.
O Bei der Verwendung der Mittel sind die Projektträger grundsätzlich an den beantragten Kosten- und Finanzierungsplan gebunden.

Sollten sich bspw. Abweichungen beim Projektvolumen ergeben (es wird insgesamt weniger/mehr Geld benötigt) oder weniger Eigenmittel verfügbar sein, kann unter Nutzung des entsprechenden Formblattes ein Änderungsantrag gestellt werden (A0167FB05). Der Begleitausschuss der Partnerschaft für Demokratie muss Änderungsanträgen zustimmen.

Abweichungen innerhalb der unterschiedlichen Sachkostenpositionen sind i.d.R. unproblematisch.

O Die Eigenmittel sind durch den Projektträger zu erbringen. Sie dienen der Finanzierung derjenigen Projektausgaben, die nicht durch Fördergelder abgedeckt werden. Spenden für sonstige gemeinnützige Zwecke sind in diesem Sinne keine Eigenmittel, da sie nicht für die Projektfinanzierung zur Verfügung stehen.

Über den beantragten Umfang hinaus eingenommene Eigenmittel reduzieren ebenfalls die Fördersumme.

O Aus formalen Gründen ist die Projektdurchführung an das Haushaltsjahr des Bundeshaushaltes gebunden. Alle Projektausgaben müssen daher bis zum Ende des Kalenderjahres getätigt sein.
O Grundsätzlich haben Projektträger die Wahl, die Projektmittel selbst zu verwalten oder durch die Koordinierungs- und Fachstelle verwalten zu lassen.

Bei Selbstverwaltung hat der Projektträger eine eigene Buchhaltung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu gewährleisten. Der Verwendungsnachweis kann in diesem Fall gesammelt in Form der Belegliste (A0167FB11) und der Einzelbelege in Kopie erfolgen.

Bei Verwaltung der Mittel durch die Koordinierungs- und Fachstelle werden Belege einzeln unter Nutzung des entsprechenden Kostenerstattungsformulars abgerechnet. Alternativ können Rechnungen direkt durch die Koordinierungs- und Fachstelle beglichen werden, wenn die KoFa Rechnungsadressatin ist.

O Es ist möglich, einen Teil der Fördersumme als Vorschuss abzurufen. Dazu ist das entsprechende Formblatt zu nutzen (A0167FB07 Mittelabruf).

Abgerufene Mittel sind innerhalb von sechs Wochen aufzubrauchen, da andernfalls Zinszahlungen anfallen.

Daher und um Rückzahlungen zu vermeiden, empfiehlt sich in der Regel allenfalls ein Teilabruf. Am einfachsten ist der Ablauf, wenn sämtliche Ausgaben durch den Projektpartner ausgelegt werden.

Leistungsvergaben, Honorare, Anschaffungen

O Leistungsvergaben („Aufträge“) sind alle Leistungen, die durch Dritte gegen Bezahlung im Rahmen des Projektes erbracht werden. Typische Beispiele sind Vorträge gegen Honorar, der Druck von Plakaten oder die Miete von Veranstaltungstechnik wie Bühnen und Lautsprechern.

Für Aufträge über 500 Euro sind im Vorfeld drei Angebote unterschiedlicher Anbieter einzuholen und das wirtschaftlichste Angebot auszuwählen. Der Vorgang ist auf dem Formblatt „Vergabevermerk“ zu dokumentieren (A0167FB12) und zusammen mit den Angebotsunterlagen der Abrechnung anzuhängen.

Aufträge über 8000 Euro bedürfen in der Regel einer formalen Ausschreibung und sind in diesem Rahmen nicht möglich.

In einer Reihe von Fällen ist eine Einholung von Vergleichsangeboten nicht möglich (z.B. urheberrechtlich geschützte Leistungen oder sehr spezialisierte Leistungen, für die keine Vergleichsanbieter recherchierbar waren). In diesem Fall ist eine Vergabe ohne Vergleichsangebote möglich. Diese Entscheidung muss allerdings ebenfalls im Formblatt „Vergabevermerk“ dokumentiert werden.

O Bei Honoraraufträgen ist zusätzlich zu der Rechnung und einem evtl. Vergabevermerk eine aussagekräftige Leistungsbeschreibung erforderlich, die i.d.R. Teil der Honorarvereinbarung ist. Hierfür kann die Vorlage „Honorarvereinbarung“ (?) verwendet werden.

Für die Abrechnung von Honoraren kann das Formular „Abrechnung Honorardozenten“ (?) verwendet werden.

O Bewirtungskosten können grundsätzlich übernommen werden, wenn das Projekt dies erforderlich macht. Der Projektbezug muss gesondert dokumentiert werden, z.B. im Projektantrag.

Da Bewirtungskosten grundsätzlich nur für Gäste, nicht jedoch für Projektpersonal übernommen werden, müssen die Anwesenden in geeigneter Form dokumentiert werden, z.B. mit einer Anwesenheitsliste (A0167FB17).

Kosten für alkoholische Getränke sind nicht förderfähig, ebenso Flaschenpfand.

O Fahrtkosten für Hauptamtliche, Ehrenamtliche und Honorarkräfte können nach den Regelungen des Bundesreisekostengesetzes übernommen werden.
Insbesondere für Ehren- und Hauptamtliche kann das Formular „Fahrtkostenabrechnung“ verwendet werden. (A0167FB08)
O Anschaffungen (technische Geräte etc.) können im Rahmen der Fonds lediglich getätigt werden, wenn der Wert ohne Mehrwertsteuer geringer ist als 410 Euro (geringwertige Wirtschaftsgüter).

Öffentlichkeitsarbeit

O Auf allen Veröffentlichungen müssen die Logos der Partnerschaft für Demokratie im Landkreis Göttingen und des Bundesministeriums (Förderlogo) verwendet werden. Die Logos dürfen nicht verzerrt werden und müssen in einer Größe abgedruckt werden, die ein Lesen des Textes erlaubt.

In Texten (z.B. Pressemitteilungen) ist auf die Förderung durch die Partnerschaft für Demokratie und das Bundesministerium hinzuweisen. Dafür kann etwa folgende Formulierung verwendet werden.

„Dieses Projekt ist Teil der „Partnerschaft für Demokratie im Landkreis Göttingen“. Es wird gefördert durch das Bundesministerium für Familien, Senioren, Frauen und Jugend im Rahmen des Bundesprogramms „Demokratie leben! – Aktiv gegen Rechtsextremismus, Gewalt und Menschenfeindlichkeit“.

O Veröffentlichungen (Flyer, Plakate, Proschüren etc.) müssen vor Veröffentlichung der Koordinierungs- und Fachstelle zur Überprüfung auf Einhaltung der Projektvorgaben vorgelegt werden.
O Für alle Produkte (z.B. produzierte Filme, Veröffentlichungen etc.) gilt: Der Zuwendungsgeber, d.h. Landkreis Göttingen und das BMFSFJ, erhält ein einfaches, zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht an allen Produkten, die im Rahmen des Projektes erstellt wurden. Dies bedeutet: Sie können sie nutzen ohne dafür extra zu bezahlen.

Aus diesem Grund müssen von allen Erzeugnissen zwei Belegexemplare beim Zuwendungsgeber eingereicht werden.

Hinweis: Dies gilt nicht für Produkte, die im Rahmen des Projektes lediglich angemietet oder beschafft werden (z.B. angemietete Filme).

Verwendungsnachweis, Prüfung und Rückzahlung

O Der Verwendungsnachweis ist einen Monat nach Projektende bei der Koordinierungs- und Fachstelle einzureichen. Er besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis über die Projektausgaben und dem Sachbericht.
O Der zahlenmäßige Nachweis umfasst sämtliche Projektausgaben, auch jene die durch Eigenmittel abgedeckt werden. Werden geringere Ausgaben nachgewiesen als beantragt, reduziert sich die Fördersumme entsprechend.

Für den zahlenmäßigen Nachweis gibt es grundsätzlich zwei Verfahren: Einrichtungen mit eigener Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung können den Nachweis in Form einer Belegliste und der Einzelbelege in Kopie erbringen (A0167FB11).

Einrichtungen ohne eigene Buchführung rechnen die Projektkosten im Verfahren der Erstattung von Projektauslagen mit der Koordinierungs- und Fachstelle ab. Dazu reicht die auslegende Person die Originalrechnung zusammen mit dem ausgefüllten Formblatt „Auslagenerstattung“ (A0167FB13) bei der Koordinierungs- und Fachstelle ein. Hiervon ausgenommen sind jene Rechnungen, die direkt auf die Koordinierungs- und Fachstelle ausgestellt und nicht durch den Projektträger ausgelegt werden.

O Der Nachweis der Eigenmittel erfolgt in der Regel durch Saldierung. Das bedeutet, die gesamten nachgewiesenen Projektausgaben werden addiert und die angegebenen Eigenmittel abgezogen. Der Differenzbetrag wird überwiesen.

Werden im Rahmen des Projektes Einnahmen erzielt, die höher sind als der Ansatz des Kosten- und Finanzierungsplans (z.B. Spenden), der Projektträger dies der Koordinierungs- und Fachstelle mitzuteilen. Die Projektförderung reduziert sich entsprechend.

In einigen Fällen werden Eigenleistungen erbracht, ohne dass Zahlungen entstehen (z.B. kostenlose Zuverfügungstellung eines Raumes). In diesen Fällen ist ein gesonderter Nachweis über diese Leistung und deren finanziellen Gegenwert zu erbringen (z.B. eine Mail mit der Zusage über die kostenlose Nutzung in Kopie und eine Kopie einer Preisliste).

O Insbesondere bei der Einreichung von Einzelbelegen in Kopie, kann die Koordinierungs- und Fachstelle eine Prüfung der Übereinstimmung mit den Originalen durchführen.

Der Zuwendungsgeber (Land, Bund) kann auch über den Projektzeitraum hinaus eine Prüfung durchführen.

O Zum Abschluss des Projektes erhält der Projektträger eine Gesamtabrechnung mit einem Überblick über die nachgewiesenen Ausgaben und eventuell noch offene Zahlungen (A0167FB06). Treten bei späterer Prüfung Änderungen bei den anerkannten Belegen auf, erhält der Projektträger eine aktualisierte Gesamtabrechnung.

Eventuell noch offene Fördermittel werden mit der

O Geht aus der Gesamtabrechnung eine Überzahlung hervor, d.h. wurden zu viele Fördergelder überwiesen, ist der Differenzbetrag innerhalb von 2 Wochen nach Erhalt der jeweiligen Gesamtabrechnung an die Koordinierungs- und Fachstelle zurück zu überweisen.

Kontoverbindung:
Bildungsgenossenschaft Südniedersachsen eG
IBAN: DE62 2605 0001 0000 1194 38
BIC: NOLADE21GOE

Kontaktadressen

Koordinierungs- und Fachstelle:

Bildungsgenossenschaft Südniedersachsen eG (BIGS)

Philipp Kallenbach
Email: p.kallenbach@bildungsgenossenschaft.de
Tel.: 0551 38421045

Federführendes Amt:

Landkreis Göttingen
Stelle zur Förderung von Vielfalt, Demokratie und Toleranz

Jonas Huwald
Email: huwald@landkreisgoettingen.de
Tel.: 0551 525-9164