Hinweise zur Projektbeantragung und -durchführung

Hinweise zur Projektbeantragung und -durchführung

Wichtig: Diese Handreichung dient lediglich dem Überblick über die  formalen Projektauflagen. Sie ersetzt NICHT den Kooperationsvertrag nebst Anlagen und die dort angewandten Rechtsvorschriften.

Stand: 25. August 2016

 1. Projektbeantragung

Anträge zu Projekten im Rahmen des Aktions- und Initiativfonds werden an die Koordinierungs- und Fachstelle gerichtet und in der Regel durch den Begleitausschuss der Partnerschaft für Demokratie entschieden. Verwenden Sie dazu dieses Antragsformular.

Die Antragsabgabe ist grundsätzlich fortlaufend möglich – es gilt das Windhundprinzip, d.h. zuerst eingegangene Anträge werden zuerst entschieden.

Zur Arbeitsvereinfachung setzt die Koordinierungs- und Fachstelle drei bis vier Antragstermine pro Jahr fest. Die rechtzeitige Antragsabgabe zu einem dieser Termine stellt sicher, dass die Anträge innerhalb eines Monats nach Ablauf der Frist entschieden werden. Anträge außerhalb dieser Frist können u.U. eine längere Bearbeitungszeit nach sich ziehen.

Wir empfehlen dringend vor Antragsabgabe Kontakt zur Koordinierungs- und Fachstelle aufzunehmen. Sie berät gern zur Projektkonzeption und zum Ausfüllen des Antrags. Insbesondere ist eine Kontaktaufnahme erforderlich, wenn der Antrag kurzfristig entschieden werden soll.

 2. Grundsätzliches zur Projektdurchführung

Auf Beschluss des Begleitausschusses werden Mittel aus dem Aktions- und Initiativfonds nicht mehr direkt an die Projektträger vergeben sondern durch die Koordinierungs- und Fachstelle bei der Bildungsgenossenschaft Südniedersachsen verwaltet.

Die Weitergabe erfolgt nach Beschluss des Begleitausschusses im Rahmen eines Kooperationsvertrags zwischen Projektträger und Bildungsgenossenschaft. Dadurch sinkt insgesamt der bürokratische Aufwand für die Projektdurchführung.

Dabei haben die Projektpartner die Wahl, ob sie wie bisher eine eigene Buchführung anlegen wollen und entsprechend einen vollständigen Verwendungsnachweis anfertigen – oder ob sie die Buchführung der Koordinierungs- und Fachstelle überlassen und einzelne Belege mit der KoFa abrechnen. Letzteres empfiehlt sich für die meisten Projektpartner, ersteres vor allem für größere Einrichtungen, die Gemeinkosten auf das Projekt umlegen müssen.

3. Mittelauszahlung

Mittel können grundsätzlich erst nach Unterschrift der Kooperationsvereinbarung zwischen KoFa und Projektträger ausgezahlt werden.

Eine Vorabauszahlung (Auszahlung vor Anfall der Kosten, Vorschuss) ist nur bei selbstständiger Projektdurchführung möglich. Verwenden Sie hierfür das Formblatt „Mittelabruf Projektträger“.

Für Projekte mit Buchführung durch die KoFa gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Unbezahlte Rechnungen im Rahmen des Projektes (müssen durch Kostenplan gedeckt sein) werden direkt an die Koordinierungs- und Fachstelle geschickt und durch die KoFa beglichen. Es ist weiter nichts erforderlich.
  2. Rechnung werden durch den Projektträger oder privat vorgestreckt und mittels des Formulars „Abrechnung von Projektauslagen“ sowie des Originalbelegs bei der Koordinierungs- und Fachstelle abgerechnet. (Für Reisekostenabrechnungen bitte das Formular „Fahrtkostenabrechnung“ nutzen)

4. Eigenmittel

Eigenmittel des Projektträgers sowie im Projekt erzielte Einnahmen müssen gegenüber der Koordinierungs und Fachstelle nachgewiesen werden. Bitte beachten Sie, dass höher als erwartet ausgefallene Einnahmen zu einer Reduzierung des Förderungsbetrages führen.

Für den Nachweis der Eigenmittel gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

  1. Eigenmittel können bei der Koordinierungs- und Fachstelle eingezahlt werden. Sie erhalten eine Quittung bzw. einen Beleg für die Buchhaltung. Diese Möglichkeit gilt in erster Linie für Einnahmen z.B. aus Eintrittskartenverkauf oder Spenden.
  2. Eigenmittel können mit Projektausgaben verrechnet werden. In diesem Fall gilt der Nachweis über die Projektausgaben in voller Höhe (einschließlich der projektierten Eigenmittel) als Nachweis der Eigenmittel.

5. Abschlussbericht

Der Abschlussbericht zu dem Projekt besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis über die ausgegebenen Projektmittel. Er muss vier Wochen nach Projektende, spätestens jedoch zum 31. Januar der Folgejahres rechtsverbindlich unterschrieben bei der Koordinierungs- und Fachstelle vorliegen. Eine Nichtabgabe kann zur Rückforderung der Projektmittel führen.

Der Sachbericht dient dem Nachweis über Durchführung und Erfolg des Projekts. Verwenden Sie bitte den Formularvordruck „Projektbericht Aktionsfonds“.

Der zahlenmäßige Nachweis ist nur erforderlich, wenn eine eigenständige Projektdurchführung vereinbart wurde. Er dient dem Nachweis über die im Projekt entstandenen Kosten. Bitte beachten Sie, dass nur Kosten erstattet werden können, für die ein Beleg vorliegt, und dass alle im Projekt entstandenen Kosten belegt werden müssen – nicht nur diejenigen, die über die Partnerschaft für Demokratie finanziert werden. Verwenden Sie den Formularvordruck „Belegliste“ (erhältlich bei der KoFa) und fügen Sie die Belege im Original oder in Kopie bei – ggf. aufgeklebt auf ein weißes A4-Blatt pro Beleg.

6. Förderfähige Ausgaben, Budget und Mittelumschichtung

Grundsätzlich förderfähig sind direkte Sachkosten, d.h. alle Kosten außer Personalkosten die unmittelbar dem Projekt zugeordnet werden können. Die pauschale Abrechnung indirekter Projektkosten (Overhead) ist leider nicht möglich – ebenso wenig wie die Abrechnung von Personalkosten. (Bitte beachten Sie, dass Honorarkosten in diesem Fall als Sachkosten gelten und übernommen werden können.)

Sie sind grundsätzlich an den Kosten- und Finanzierungsplanung gebunden, der Teil Ihres Projektantrages war. Sollten Sie hiervon abweichende Ausgaben machen (müssen), halten Sie bitte unbedingt vorher Rücksprache mit der Koordinierungs- und Fachstelle. Bitte beachten Sie, dass eine nachträgliche Erhöhung der Fördersumme i.d.R. nicht möglich ist.

7. Auftragsvergabe

Sie sind innerhalb des Projektes an die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) und die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) gebunden.

Die VOL wird für Sie immer dann relevant, wenn Sie Leistungen Dritter einkaufen (z.B. Materialien bestellen oder Honoraraufträge vergeben), die oberhalb der Schwelle von 500 € liegen. Dabei ist es nicht erlaubt, einen Auftrag zu teilen um unterhalb der Schwellenwerte zu bleiben.

Oberhalb von 500€ Auftragswert müssen Sie drei Vergleichsangebote einholen und das jeweils wirtschaftlichste wählen. Die Angebote können mündlich eingeholt werden, das Verfahren ist jedoch aktenkundig zu machen. D.h. sie müssen schriftlich festhalten, bei wem Sie angefragt haben und welche Angebote abgegeben wurden.

Oberhalb von 1000 € müssen drei schriftliche  Angebote vorliegen, von denen das wirtschaftlichste gewählt wird.

Ab 8000 € wäre i.d.R. eine Ausschreibung notwendig, die im Rahmen des Projektes kaum durchführbar ist.

Bei dieser Regelung gibt es eine Reihe von Ausnahmen für Fälle, bei denen eine das Einholen vergleichbarer Angebote nicht möglich ist, weil z.B. ein urheberrechtlich geschütztes Werk beschafft und genutzt werden soll.

Bitte nutzen sie für vergaberelevante Aufträge oberhalb von 500 Euro das Formular „Vergabevermerk“ (erhältlich bei der KoFa), um die ordnungsgemäße Vergabe zu dokumentieren.

7.1 Anschaffungen

Bei der Anschaffung von Investitionsgütern – alles, was nicht im eigentlichen Sinn „verbraucht“ wird – ist neben den Regeln zur Auftragsvergabe Folgendes zu beachten:

Nur geringwertige Investitionsgüter, d.h. mit einem Wert von bis zu 410 Euro, können über das Projekt abgerechnet werden.

7.2 Honorarverträge

Bitte achten Sie bei Honorarverträgen auf eine ordnungsgemäße Vergabe und Verbuchung.

In der Regel sollte ein schriftliches Angebot mit einer Leistungsbeschreibung vorliegen – zumal wenn das Auftragsvolumen 500 Euro überschreitet. Die Vergabeordnung findet auch hier Anwendung.

In jedem Fall erforderlich sind ein Honorarvertrag und ein Nachweis über geleistete Zahlungen, z.B. ein Abrechnungsformular. Hierfür können die Vordrucke „Vorlage Honorarvereinbarung“ und „Honorarabrechnung“ verwenden, die die Koordinierungs- und Fachstelle bereitstellt.

Bei der Höhe der Honorare sind Sie relativ frei. Es gibt Richtwerte, die sich nach der abgeforderten Qualifikation der Honorarkräfte richten (Honorarstaffel für Fortbildungsveranstaltungen des BMFSFJ). Sollten Sie diese Sätze überschreiten, müsste in irgend einer Form auf di Wirtschaftlichkeit des Honorarsatzes eingegangen werden.

8. Öffentlichkeitsarbeit

Alle Projekte sind gehalten, in angemessenem Umfang Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben. Dabei ist stets auf die Förderung durch den Landkreis Göttingen und die Partnerschaft für Demokratie hinzuweisen. Hierzu bietet sich folgender Textbaustein an, z.B. für Pressemeldungen:

„Dieses Projekt ist Teil der „Partnerschaft für Demokratie im Landkreis Göttingen“. Es wird gefördert durch das Bundesministerium für Familien, Senioren, Frauen und Jugend im Rahmen des Bundesprogramms „Demokratie leben! – Aktiv gegen Rechtsextremismus, Gewalt und Menschenfeindlichkeit“.

Darüber hinaus ist in allen Veröffentlichungen das Förderlogo der Partnerschaft für Demokratie und das Förderlogo des Bundesprogramms, sowie des Familienministeriums zu verwenden. Zu Größe und Platzierung des Logos beachten Sie bitte die Datei „Vorgaben zur Öffentlichkeitsarbeit“. Sie finden Sie zusammen mit dem Logo in dem Projektpaket.

Zu den Logos gilt: Sie müssen in geeigneter Größe, die das Lesen der Schrift erlaubt, unverzerrt und auf weißem Untergrund gedruckt werden.

Legen Sie bitte alle Materialien der Öffentlichkeitsarbeit vor der Veröffentlichung der Koordinierungs- und Fachstelle zur Durchsicht vor! Wir sind von Bund gehalten, auf die Einhaltung der Regularien bei den Projekten zu achten.

9. Kontaktadressen

Koordinierungs- und Fachstelle:

Bildungsgenossenschaft Südniedersachsen eG (BIGS)
Koordinierungs- und Fachstelle Partnerschaft für Demokratie

Mathis Weselmann
Email: m.weselmann@bildungsgenossenschaft.de
Tel.: 0551 3842145 (i.d.R. Di-Do, 10-16 Uhr)
Federführendes Amt:

Landkreis Göttingen
Stelle zur Förderung von Vielfalt, Demokratie und Toleranz

Mikis Rieb
Email: rieb@landkreisgoettingen.de
Tel.: 0551 525-9164